1. Bestek- en bestektekeningen
Niet alleen bouwkundig (architect), maar ook van de installaties (adviseur) moeten de contractstukken voor de start definitief zijn. Een open deur, maar toch komen we situaties tegen waarbij dat nog niet het geval is. Er moet soms op het laatste moment nog een onderhandelingsronde plaatsvinden waarvan de resultaten nog verwerkt moeten worden, bijvoorbeeld in een nota van wijzigingen.
2. Werktekeningen bouwkundig
Ook hiervoor geldt dat deze definitief moeten zijn voordat met het tekenwerk van de installaties kan worden begonnen. De definitieve werkplattegronden dienen als onderlegger voor de installateurs, hetzij op papier, hetzij digitaal. In dat geval moeten afspraken worden gemaakt over de te gebruiken programmatuur. In deze fase moet de architect van alle plafonds tekeningen aanleveren. Het is denkbaar dat tijdens de controlefase discussie ontstaat over de plaats van armaturen. Een rij armaturen kan te dicht bij een gevel liggen, of juist te ver weg. Er kunnen te weinig spots staan getekend in gangruimtes waardoor de lichtsterkte niet gehaald wordt. Eventuele discussies van deze orde dienen afgerond te zijn voordat de tekeningen definitief gemaakt worden.
3. Werktekeningen installaties
De installateur zal de (besteks) plafondtekeningen van de architect als uitgangspunt nemen voor zijn installatietekeningen. Geeft de architect de plaats aan van een armatuur, de installateur vermeldt fabricaat, type, de standaardlengtes en de afwijkingen ervan. In doorsneden maakt hij zichtbaar hoe een armatuur wordt opgenomen in een plafond. Hij geeft aan of pasplaatjes nodig zijn, of dat met verlengde armaturen wordt gewerkt. Hij dient aan te geven hoe de noodverlichting is opgenomen in het verlichtingsplan. Hij zal aangeven hoe de (nood)uitarmaturen worden bevestigd (inbouw of met behulp van drukverdeelplaten). Bij knooppunten van kanalen en leidingen kan een doorsnedetekening noodzakelijk zijn (meestal in de buurt van schachten). Clash detection in moderne ontwerpprogramma’s helpt hierbij.
4. Verlichtingsberekening
Deze wordt opgesteld door de installateur en ter controle aangeboden aan de adviseur. Zowel de adviseur als de bouwbegeleider zullen nagaan of er in een kantoor lastige hoeken aanwezig zijn waarbij twijfel is over de verlichtingssterkte en daar specifiek een herberekening voor vragen. Daarnaast kan de latere indeling invloed hebben op de lichtopbrengst en aanleiding zijn voor het bijplaatsen van armaturen. Bijvoorbeeld als een gedeelte van een gangwand wordt verplaatst, zodanig dat de kantoorarmaturen in het ganggebied komen te zitten.
5. Schakeling
Soms is een toekomstige gebruiker inmiddels in beeld gekomen die een eigen kijk en inbreng heeft op de schakeling van verlichting. Dat kan inhouden dat schakelaars verplaatst worden of zelfs komen te vervallen omdat men met aanwezigheidsdetectoren wenst te werken. Het spreekt voor zich dat een strakke bewaking van meer- en minderwerk moet worden aangehouden. Los daarvan moet het volstrekt helder zijn hoe de schakeling moet worden uitgevoerd. Men kan kantoorverlichting per vleugel schakelbaar maken en de gangverlichting centraal. Of beiden, of beiden niet, of variaties hiervan toepassen. Men kan werkkasten centraal of lokaal schakelen, toiletten lokaal of centraal schakelen, enz.
6. Bemonstering
De adviseur zal op verzoek van de bouwbegeleider een lijst opstellen van te bemonsteren armaturen, fysiek dan wel met documentatiemateriaal. Uiteraard moet de verlichtingsberekening zijn gemaakt en moet deze zijn afgestemd op de bemonstering. Na aanlevering van deze monsters moeten deze beoordeeld en vastgesteld worden. Spreek af dat de monsters, als ze niet meer nodig zijn, mogen worden opgenomen in het project. Het gaat soms om kostbare armaturen. Denk in deze fase ook aan de (nood)uitarmaturen.
7. Planning en routing
Het aanbrengen van armaturen moet goed afgestemd zijn op het aanbrengen van plafonds, bandrasters en panelen.
8. Vlekkenplan plafond
Meestal kunnen de kantoorarmaturen vooruitlopend op de panelen worden aangebracht. Voor spots is dit lastiger, hiervoor moet een sparing in de plaat worden gemaakt. Het kan echter ook zo zijn dat een ander onderdeel van de installatie, bijvoorbeeld de ventilatie, het noodzakelijk maakt om een plafond in fasen te sluiten. In dat geval is een tekening gewenst waarop de plafondaannemer kan zien welke platen hij wel en niet aan moet brengen tijdens de 1e fase.
9. Noodverlichting
Noodverlichting dient minimaal 60 minuten te blijven branden na het wegvallen van de netspanning. Sommige spots zijn leverbaar met een accu die voldoet aan deze 60 minuten-eis; ze kunnen dan als noodverlichting worden aangemerkt. Hetzelfde geldt voor de (nood)uitarmaturen met vluchtwegaanduiding. Er kan echter ook een keuze zijn gemaakt om deze verlichting dubbel te voeden. Enerzijds functioneert de noodverlichting op de aanwezige laagspanningsinstallatie, en in geval van een net-uitval zal een noodstroomvoorziening deze functie overnemen (UPS of noodstroomaggregaat). De consequentie hiervan is dat de bekabeling eveneens brandwerend moet worden uitgevoerd. Het voordeel is dat de accu’s niet meer nodig zijn en dus ook geen onderhoud behoeven.
10. Testen en opleveren
Tijdens de montage dient beschermfolie op de kantoorarmaturen aanwezig te zijn. Deze dient kort voor de oplevering verwijderd te worden (soms moet dit eerder in verband met de inregeling van het ventilatiesysteem). Als onderdeel van het testen en opleveren moeten lichtmetingen worden uitgevoerd en moet de schakeling worden getest.
11. Revisietekeningen
Een set revisietekeningen moet aanwezig zijn bij de opleveringsprocedure. Het kan een conceptversie zijn welke nog gecontroleerd moet worden door de adviseur. De definitieve tekeningen moeten uiterlijk 3 maanden na oplevering beschikbaar zijn.
12. Werkzaamheden derden
Er is een aantal gevallen waar andere bedrijven verlichting leveren en aansluiten. Denk bijvoorbeeld aan liftschachten, liftcabines en reclameverlichting. Het elektrotechnisch bedrijf is echter wel betrokken bij deze aansluitingen, denk aan schakelingen of koppelingen via een balie. De bouwbegeleider moet waken over de coördinatie tussen deze zaken.