1. Bestek- en bestektekeningen
De bouwkundige gegevens, en met name de installatietekeningen en bestekken, dienen als grondslag voor de installaties. Bij woningbouw kan het zijn dat de installaties zijn geïntegreerd in de tekeningen van de architect. Bij kantoren en andere projecten zijn dit vaak aparte tekeningen en bestek(ken) van een adviseur. De bouwbegeleider moet zekerheid hebben dat beiden onderling zijn afgestemd.
2. Tekeningenprocedure
De bouwbegeleider ziet erop toe dat er een heldere tekeningenprocedure wordt opgesteld. Hierin zijn de afspraken vastgelegd in behoefte en tijd voor het aanleveren van tekeningen. Wie produceert tekeningen, wie controleert, wie coördineert de opmerkingen, hoeveel tijd is beschikbaar voor controle, enz. Eén van de eerste zaken die aan de orde moet komen is de opstellingsruimte van de luchtbehandelingskasten. Architecten willen deze ruimten wel eens aan de krappe kant ontwerpen.
3. Werktekeningen en berekeningen
Vrijwel altijd moet de installateur werktekeningen maken. Ook moeten de nodige berekeningen worden uitgevoerd. Controle van tekeningen en berekeningen moet gebeuren door de adviseur. Deze keurt de definitieve versie goed, met behoud van de verantwoordelijkheid van de installateur.
4. Coördinatie tekeningen
De ventilatie- en luchtbehandelingsinstallatie staat niet op zichzelf en dient nauwgezet te worden gecoördineerd met de overige installaties. Dit geldt niet alleen voor het leidingenverloop maar ook voor sparingen. De inhoudelijke coördinatie van de installaties onderling moet gebeuren door de adviseur. De hoofdaannemer kan het proces aansturen en bewaken. Als er sprake is van onderaanneming kan ook de aannemer de inhoudelijke coördinatie verzorgen, mits hij daarvoor de kennis in huis heeft. Ook hier is echter goedkeuring nodig van de adviseur.
5. Coördinatie uitvoering
Als de nevenaannemer in gebreke blijft als het gaat om de uitvoeringsplanning, dan heeft de bouwbegeleider de taak om dit te signaleren aan de bouwdirectie. De bouwdirectie zal de desbetreffende nevenaannemer hierop aanspreken, eventueel aanschrijven en desnoods stagnatiekosten in rekening brengen als deze worden geclaimd door de bouwkundige aannemer.
6. V&G-plannen
Zowel van de ontwerpfase als van de uitvoeringsfase dient een V&G-plan beschikbaar te zijn. Bij nevenaanneming kan gebruik worden gemaakt van een onderlegger van de hoofdaannemer. Een aspect waar aandacht aan moet worden besteed is, naast veilig en gezond kunnen werken, de risico’s die van belang zijn in de onderhoudsfase.
7. Onderhoud, gebruik en beheer
In het bestek of de bestekken is vastgelegd welke maatregelen moeten worden getroffen om de installatie te kunnen onderhouden, gebruiken en beheren. Dit is een specialistisch onderwerp en vraagt in de regel veel aandacht en tijd. Wil men met een GBS een gebouw, verdieping of een kamer kunnen inregelen? Komen er ruimtethermostaten, en zo ja, waar? Uiteindelijk moeten al deze zaken op tekening worden verwerkt. De (onder)aannemer van binnenwanden moet over gegevens kunnen beschikken waaruit blijkt dat hij thermostaten moet inbouwen. De regelinstallatie dient met meet- en regelapparatuur uitgevoerd te worden.
8. Planning
Vastgesteld dient te worden op welk moment de ventilatie- en luchtbehandelingsinstallaties operationeel moeten zijn. Mogelijk kan de installatie een rol spelen bij het klimaat waarin de afbouw plaats-vindt. Als dat het geval is, moeten goede afspraken gemaakt worden over de datum van ingebruikneming (normaliter de opleveringsdatum) en een onderhoudsbeurt voor de oplevering, inclusief het vervangen van filters.
9. Bemonstering
Roosters die in een verlaagd plafond moeten worden opgenomen, moeten worden bemonsterd in een proefplafond. De eventuele problemen moeten in dat stadium worden besproken en opgelost. Ook vorm en kleur van de buitenroosters moeten in de bemonsteringfase worden besproken. De bemonstering moet worden gecompleteerd met attesten en productcertificaten.
10. Oplevering
Voor de oplevering moet de adviseur een separaat protocol schrijven. Hij moet hierin aangeven hoe hij de totale installatie wenst te controleren, inclusief een luchtcontrolemeting en een geluidsmeting, zowel voor de dag- als de nachtsituatie, overwerktimers en de werking bij een brandalarm. De installatie wordt zelfstandig getest en vervolgens in combinatie met andere installaties, zoals een brandmeldpaneel.
11. Revisietekeningen
Bij dit onderdeel zijn revisietekeningen van groot belang. Alle wijzigingen moeten hierin verwerkt en gecontroleerd zijn. Bij oplevering van een project moet tenminste één set aanwezig zijn, ook al moet deze versie nog gecontroleerd worden.