1. Contactpersoon
Bewoners hebben één aanspreekpunt nodig in de vorm van een contactpersoon. Bij voorkeur blijft deze persoon aanspreekpunt gedurende de voorbereidingsfase, de uitvoeringsfase en de nazorgperiode. Alleen al vanwege de lange periode is het niet logisch dat een bouwkundig opzichter dit aanspreekpunt wordt, ook niet tijdens de realisatieperiode. Vanwege het langdurige proces is de kans aanwezig dat er personeelsmutaties plaatsvinden en om die reden is het opzetten van een sluitend projectdossier een absolute noodzaak. Een opvolger moet volledige inzage hebben in de toezeggingen die ooit zijn gedaan aan bewoners. Naast een projectdossier dient er per woning ook een dossier te worden opgezet waarin de individuele vragen en antwoorden terug te vinden zijn.
2. Bouwteam
Op enig moment zal een team van mensen zich gaan bezig houden met het project. Er zal dan een technisch dossier beschikbaar moeten zijn. Gegevens waaruit de staat van onderhoud van het project kan worden afgelezen. Feitelijk zal hier de grondslag van de keuze terug te vinden moeten zijn. Wordt het groot onderhoud, renovatie of sloop en vervangende nieuwbouw? Het gaat hier puur om technische informatie.
Er kunnen andere redenen zijn om een beslissing voor renovatie te nemen. Dit kunnen politieke redenen zijn, maar bijvoorbeeld ook of een project een monumentenstatus heeft.
Het bouwteam heeft een aantal belangrijke beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld:
3. Communicatie (voorlichting)
Het bouwteam zal in grote lijnen ook dienen vast te stellen hoe de communicatie dient te verlopen:
De informatie kan het beste gestructureerd worden aangereikt; het vooraf opstellen van een communicatieplan helpt hierbij. De vaste onderdelen van de voorlichting zijn de planning, de techniek, de financiën, de informatie en de communicatie.
Daarnaast moet er ruimte zijn voor het stellen van individuele vragen. Als deze echt betrekking hebben op één bewoner, spreek dan af dat dit in de week na de voorlichtingsbijeenkomst wordt beantwoord door de contactpersoon. Heeft de vraag betrekking op meerdere bewoners, met andere woorden projectbelang, dan kan de vraag in de bijeenkomst worden beantwoord, dan wel bewoners krijgen later (allemaal) antwoord middels een nieuwsbrief of een persoonlijke brief. Indien op voorhand al een beladen bijeenkomst wordt verwacht, dan moet een capabel persoon de bijeenkomst voorzitten. Dit hoeft niet per se de contactpersoon te zijn.
4. Brongegevens (vooronderzoek)
Als de brongegevens al aantonen dat het de kant op gaat van renoveren, dan is wellicht doelgericht onderzoek nodig. Het is nu van belang te weten hoe de globale percentages liggen van de onderhoudstoestand van de woning. Met andere woorden:
Vooraf moet worden vastgesteld hoeveel woningen moeten worden onderzocht om een betrouwbaar beeld te krijgen. Zijn er veel verschillende woningtypes aanwezig, dan zal het percentage te onderzoeken woningen hoger liggen dan wanneer er maar één woningtype aanwezig is. Op basis van deze gegevens is op projectniveau vast te stellen welke kant het op dient te gaan. Door het onderzoek tijdig op te starten is het wellicht mogelijk hiervoor leegkomende woningen te gebruiken (mutatiewoningen). Het is zelfs denkbaar dat dit een standaardprocedure wordt bij oudere woningen. Het meenemen van asbest onderzoek of ander onderzoek waar destructief werkzaamheden nodig zijn, is hierbij dan gelijktijdig te doen.
5. Ontwerp
Na de inventarisatie van de brongegevens zijn er nu voldoende gegevens bekend om een programma van eisen te maken van de renovatie. De architect en de constructeur en eventueel de adviseur van de installaties maken de plannen op basis van een PvE. Een apart aandachtspunt is de brandveiligheid.
De diverse varianten kunnen worden doorgerekend, zelfs varianten met uitbouwen kunnen nu worden meegerekend. De uitkomst moet zijn dat er een basisplan komt te liggen met mogelijke varianten, met daaraan gekoppelde huurprijzen.
Ook moet er worden gerekend naar de bezuiniging op de energiekosten en de effecten van de subsidies. Of huurverhogingen direct of geleidelijk worden doorberekend, is een beleidsbeslissing.
Als het haalbaar is, is de tijd rijp voor een nieuwe communicatieronde met de bewoners, waarbij de voorlopige plannen aan de hand van het ontwerp worden toegelicht. Als de stemming hierbij overwegend positief is, dan is het zinnig om een woning als proefmodel te renoveren. Gebruik ook hiervoor weer een leegkomende woning.
6. Grondonderzoek
Wordt de woning uitgebouwd, dan is een funderingsadvies noodzakelijk. Een sondering kan wellicht noodzakelijk zijn. Ook kan er een eis van de gemeente liggen om de kwaliteit van de grond te laten onderzoeken. Is heiwerk noodzakelijk, dan komen andere aandachtspunten aan de orde die te vinden zijn in de controleplannen van heiwerk (controleplannen 20.31 en 20.32).
7. Proefwoning
Of er nu wel of geen aannemer betrokken is in het bouwteam, de proefwoning dient afzonderlijk te worden aanbesteed. Uiteraard het liefst door de aannemer die de renovatie gaat uitvoeren, omdat de aannemer de woning gaat gebruiken om de volledige werkvoorbereiding in kaart te brengen. De beoogde aannemer bepaalt hier de planning van de werkzaamheden per woning voor zichzelf en zijn onderaannemers. De proefwoning dient in meerdere opzichten te worden gebruikt, namelijk:
Als de plannen nog steeds uitvoerbaar zijn, kan een volgende communicatieronde met de bewoners worden belegd.
8. Deelname-inventarisatie
De tijd is nu rijp om binnen een tijdsbestek van ca. een maand alle bewoners uit te nodigen in de modelwoning, groepsgewijs of individueel. Het doel hiervan is om een redelijk zuiver beeld te krijgen van het deelnemerspercentage.
Er kan een afweging worden gemaakt over de functie van de modelwoning. Deze kan gedurende de gehele renovatie als werkkantoor worden gebruikt om bewoners te ontvangen voor het maken van individuele afspraken, zoals een keuze uit de varianten en mogelijk ook een keuze uit verschillende types wand- en vloertegels en de kleur van de keuken.
De modelwoning kan ook worden gebruikt als tijdelijk kantoor van de opzichter die het werk gaat begeleiden. Maar de woning kan ook als wisselwoning worden gebruikt en kan zelfs na die maand volledig in de verhuur komen. Een kwestie van kosten en baten tegen elkaar afwegen.
9. Aanbesteding
Pas nu is het project in een fase gekomen dat het kan worden aanbesteed. De aannemer die de proef (model)woning heeft gerenoveerd, heeft absoluut een voorsprong op zijn collega’s. Dat wil nog niet altijd zeggen dat hij de laagste inschrijver zal zijn. Wel kunnen heel duidelijk vraagtekens gezet worden bij de inschrijver die ver onder de prijs van deze eerste aannemer zit. Het zonder verdere toelichting gunnen van het werk aan de laagste inschrijver kan dus wel heel verkeerd uitpakken.
Het is dus zaak om vooraf in het project/bouwteam te bepalen hoe en met wie de aanbesteding wordt ingezet.