1. Opleveringsprocedure
In de UAV zijn in hoofdstuk 4 regels opgenomen over ‘aanvang, uitvoering en oplevering’. Hierin wordt met name de administratieve verplichting besproken tussen aannemer en opdrachtgever. Hieruit kan worden afgeleid hoe de opleveringsprocedure wordt opgesteld.
2. Aanvraag energiemeters, cai en telefoon
De bouwbegeleider kan zorgen voor de aanvraagformulieren, zodat bijvoorbeeld de makelaar of opdrachtgever deze aan de kopers/huurders kan aanbieden ter invulling. Dit dient tijdig te geschieden. Overleg hierover met diensten en bedrijven zal uitsluitsel geven in verband met de planning, levering van de meters en aansluiting.
3. Aanvraag nutsaansluitingen
Offertes dienen al in een vroeg stadium te worden aangevraagd, anders zal er weinig actie zijn vanuit de zijde van de diensten en bedrijven en deze hebben toch wel een aanzienlijke periode nodig om te plannen en werkzaamheden uit te besteden aan onderaannemers. Er moet duidelijkheid komen over wie deze aansluitingen zal aanvragen, de opdrachtgever of de aannemer.
4. Melding oplevering aan de gemeente
Tevens gereedmelding werkzaamheden (bijlage formulier bij omgevingsvergunning). Het kan zijn dat Bouw- en Woningtoezicht een laatste inspectie wil houden, veelal met de brandweer om te controleren of alle gemaakte opmerkingen op de omgevingsvergunning zijn verwerkt en er zich geen onveilige situaties voordoen. Een eerdere uitnodiging en rondgang met deze gemeentelijke instanties is wenselijk.
5. Straatnaam, huisnummer en postcode
Tijdig overleg met opdrachtgever of de gemeente de definitieve gegevens al heeft afgegeven, zodat deze gegevens ook tijdig aan de gebruikers kunnen worden doorgegeven. Veelal hebben diensten en bedrijven deze gegevens ook vroegtijdig nodig in verband met logistieke verwerking in hun systeem.
6. Openbare bestrating en verlichting
Door het tijdig voeren van overleg met betreffende gemeentelijke instanties kan de bestrating en verlichting voor de desbetreffende woning gereed zijn voor de oplevering. Indien andere bouwactiviteiten voor de gemeente aanleiding kunnen zijn om de bestrating op een later tijdstip aan te brengen, dan dienen tijdelijke voorzieningen te worden getroffen. Ook over de kosten van dergelijke voorzieningen moeten afspraken worden gemaakt. In principe zijn voorzieningen op openbare grond voor rekening gemeente. Denk ook aan de bereikbaarheid van de verhuiswagen of leveranciers.
7. Ophalen van huisvuil
Wanneer de woning wordt opgeleverd gaan de gebruikers aan de slag en zullen direct afval hebben. Denk bijvoorbeeld aan verpakkingen. Dit afval dient te worden opgehaald door de gemeentelijke reinigingsdienst. Tijdige melding van opleverings¬data aan de gemeentelijke reinigingsdienst voorkomt allerlei zwervende afvalhopen op de bouwlocatie en er kunnen tijdig afvalbakken of containers worden verstrekt. De gemeentelijke reiniging kan bijvoor¬beeld via informatie richting de gebruikers de ophaalprocedure afgeven.
8. Opstellen van een gebruikershandleiding
Tijdens het bouwproces verzamelt de bouwbegeleider allerlei informatie van toegepaste materialen en kleuren en zal de opdrachtgever bijstaan in het verstrekken van de nodige informatie voor de juiste samenstelling van het bewonershandboek. Ook komt het wel voor dat de aannemer de samenstelling van het informa¬tieboek tot zich neemt. In het handboek kunnen bijvoorbeeld de volgende hoofdstukken zijn onder¬gebracht: opleveringsprocedure, revisietekeningen, garantieverklaringen, onderhoudsvoorschriften, reinigingsvoorschriften, bedieningsvoorschriften, woonwenken, adressen van leveranciers en service¬bedrijven en eventueel gemeentelijke informatie.
9. Garanties en revisietekeningen
Indien de woning onder een garantie en waarborgregeling is verkocht dan gelden voor de koper onverkort de garanties zoals omschreven in de voorwaarde behorend bij de Garantie- en Waarborgregeling. Het is zaak dat de bouwbegeleider erop toeziet dat de aannemer minimaal zijn garanties verstrekt conform deze voorwaarden en ook dat eventueel tussentijds gewijzigde of voorgestelde materialen hieraan voldoen en op de juiste manier worden verwerkt, voordat hieraan goedkeuring wordt gegeven. In principe is het natuurlijk zo dat de aannemer de garantie verstrekt conform het bestek. Let erop of bij de garantieverstrekking nog voorwaarden worden genoemd, zoals het plegen van onderhoud. Dit dient dan ook te worden gemeld bij de koper. Indien een garantie en waarborgregeling meer verlangd dan het bestek aangeeft, zal de bouwbegeleider de opdrachtgever hiervan op de hoogte stellen. Revisietekeningen worden verstrekt aan de koper als de opdrachtgever dit aangeeft, veelal wordt alleen het schematisch verloop van de buitenriolering verstrekt.
10. Formulier ‘Procesverbaal van oplevering woning/privégedeelte’
Dit formulier wordt verzorgt door de onder-nemer. Hierop staat het garantie certificaatnummer van de koper vermeld en de datum van oplevering. Dit formulier moet door partijen worden ingevuld en ondertekend tijdens de oplevering. De borgmaatschappijen kennen standaard opleveringsformulieren.
11. Proefdraaien installaties, inmeet- en inregelgegevens
Met de aannemer moeten goede afspraken worden gemaakt over het tijdstip van plaatsing CV-ketel, zodat er kan worden proefgestookt, waarna zal blijken of de installatie naar behoren functioneert. Tevens dient de aannemer zorg te dragen voor inmeet- en inregel-gegevens, zodat bij onjuistheden nog voor de oplevering kan worden ingegrepen.
12. Geluidsmeting
Het kan voorkomen dat de gemeente een geluidsmeting wil uitvoeren, bijvoorbeeld bij woningen aan een drukke weg, om te controleren of de bouwkundige eisen en voorzieningen op de juiste manier zijn uitgevoerd.
13. Vooropname door de aannemer
De aannemer stelt een lijst op van aanwezige gebreken en zorgt ervoor dat deze voor de opname door de opdrachtgever zijn verholpen en dat beschadigde onderdelen in bestelling zijn. Ontbrekende onderdelen of kapotte ruiten dienen al ver voor de vooropname in bestelling te staan in verband met vaak lange levertijd.
14. Aanschrijven koper opleveringsdatum
Een koper dient tijdig te worden geïnformeerd wanneer zijn woning wordt opgeleverd. Hierdoor kunnen kopers allerlei zaken gaan regelen zoals de verhuizer, afroepen van interieuronderdelen zoals gordijnen, tapijt enz. of een deskundige reserveren om te adviseren tijdens de oplevering. De opdrachtgever zal deze datum veelal niet eerder dan 3 weken en uiterlijk 2 weken voor de oplevering verstekken aan de koper, omdat er teveel risico aan vast zit als de oplevering niet blijkt door te gaan. Wel wordt er vooruitlopend, bijvoorbeeld via eerder verstrekte nieuwsbrieven, gesproken over prognose opleveringsdata zodat de koper als indicatie enigszins weet wanneer er gaat worden opgeleverd. De koper kan hieraan geen rechten ontlenen.
15. Opname door opdrachtgever
Op dit moment dient de woning gereed te zijn. De eventuele restpunten moeten binnen 2 weken kunnen worden verholpen. Met name gevels en dak zijn al bij het zakken van de steigers geïnspecteerd en deze punten behoren inmiddels te zijn hersteld. Het is wenslijk dat er iemand van de aannemer meeloopt gedurende de opnames.
16. Voorschouw met de koper
De koper dient minimaal 1 keer in de gelegenheid te worden gesteld om de woning te schouwen of om maten te nemen vlak voordat de oplevering zal plaatsvinden. Onaangekondigd bouwplaatsbezoek van toekomstige bewoners en onbevoegde personen wordt als zeer hinderlijk ervaren en ook verzekeringstechnisch is dit meestal niet afgedekt in de verzekeringspolis, doordat de voorgeschreven veiligheid niet in acht wordt genomen zoals dragen van een bouwhelm of veiligheidsschoenen enz. Wanneer er bijvoorbeeld door de koper een tussentijdse keuring wordt uitgevoerd, dan zal dit moeten geschieden volgens afspraak en onder begeleiding van tot de bouw betrokken personeel. Het tijdstip van schouwen zal meestal liggen tussen 1 à 2 weken voor de oplevering. Op dit moment van schouwen kan de koper tevens zijn eventuele meer- en minderwerkkeuzes controleren, vragen stellen en eventueel vooruitlopend gebreken aangeven die nog moeten worden hersteld voor de oplevering.
17. Opleveren opdrachtgever aan koper
Indien een projectontwikkelaar of een beleggingsmaatschappij de woningen rechtstreeks heeft verkocht aan de individuele kopers en tevens opdrachtgever is van de aannemer, kan er geen sprake zijn van een oplevering van aannemer aan de koper. De aannemer levert op aan de opdrachtgever en deze levert de woningen vervolgens op aan de koper. Dat partijen kiezen voor een directe oplevering van aannemer, via de opdrachtgever aan de koper, is een vaak toegepaste tussenweg. Alle nevenruimten dienen gelijktijdig met de woning te worden opgeleverd, bijvoorbeeld bergingen in gemeenschappelijke ruimten en verkochte parkeerplaatsen.
18. Oplevering aan huurders
Aan huurders kunnen formeel geen woningen of appartementen worden opgeleverd. Oplevering van huurwoningen geschiedt aan de verhuurder c.q. eigenaar. De verhuurder draagt de woning zelf over aan haar huurders, vaak wordt dit verzorgd door een beheerder. De verhuurder kan daarbij een rondgang maken door de woning die lijkt op een opleveringsronde. Het ligt aan de afspraken tussen aannemer en opdrachtgever of de punten uit de rondgang met de huurder nog als “opleverpunt” worden gezien.
19. Oplevering aan Vereniging van Eigenaren (VvE)
Bij een appartementengebouw zijn alle appartementseigenaren gemeenschappelijk eigenaar van het hoofdgebouw, de algemene ruimten en voorzieningen. Voor de opleveringsfase moet deze vereniging zijn opgericht en zal in een splitsingsakte duidelijk moeten worden aangegeven welke zaken gemeenschappelijk zijn en welke zaken individueel. Bij de oplevering dient dit door de VvE gecontroleerd te worden. Er volgt een aparte oplevering met de VvE. Er moet een afspraak worden gemaakt met de aannemer of de algemene ruimten en voorzieningen voor of direct na de appartementen zullen worden opgeleverd. Wel is het noodzaak bij oplevering van de appartementen dat het gebouw naar behoren kan functioneren zoals werking van de lift, afsluitbaar zijn van de toegangen en dat verlichting en brandveiligheid-voorzieningen werken enz.
20. 2e handtekening
Na de oplevering is het zaak dat de aannemer de opleveringspunten direct zal afhandelen. Vaak wordt hierover een termijn (binnen 15 werkbare dagen) afgesproken met de aannemer. De koper dient gelegenheid te geven tot herstel van de gebreken en tekortkomingen. Na het afwikkelen van de opleveringspunten zal de koper bereid zijn om het procesverbaal voor een 2e keer te ondertekenen als zijnde afgehandeld. Deze formulieren worden opgestuurd naar de borgmaatschappijen. Hierna zal via de notaris het vastgestelde depotbedrag of de bankgarantie worden vrijgegeven. Worden de opleveringspunten niet binnen de genoemde termijn afgehandeld of ontstaat er een meningsverschil, dan volgt er een geschillenbehandeling waarbij er een bindend advies volgt door de geschilleninstantie. Dit kan de raad van arbitrage zijn of de gewone rechter.
21. Onderhoudsperiode
In deze periode, die veelal 3 maanden duurt (bij meeste waarborgmaatschappijen: 6 maanden) (voor bouwkundige zaken) en ingaat op de dag van oplevering of het moment waarop het gebrek is verholpen, kunnen zich problemen voordoen. Voor CV-installaties strekt de onderhoudstermijn zich soms uit tot na het stookseizoen (meestal 12 maanden of twee stookseizoenen) . Deze klachten kunnen bijvoorbeeld bestaan uit verborgen gebreken of onderdelen die niet naar behoren functioneren. Indien er na de oplevering een klacht binnenkomt van een beschadiging zal eerst worden bepaald of dit bij de oplevering had kunnen worden gesignaleerd alvorens tot herstel wordt overgegaan. Voor het verstrijken van het einde van de herstelperiode dient de koper in de gelegenheid te worden gesteld om onderhoudsklachten te melden. Deze klachten dienen eerst te worden beoordeeld alvorens de klachten naar de aannemer gaan ter afhandeling. Tevens is dit een controle om te zien of de aannemer aan al zijn verplichtingen heeft voldaan. Na controle van de gereed- gemelde klachten kunnen alle nog openstaande financiële verplichtingen worden afgehandeld.
22. Klachten in garantieperiode
Volgens de meeste waarborgregelingen gaat de garantieperiode in na 6 maanden (zijnde de onderhoudsperiode). Voor vele onderdelen geldt een garantieperiode van 6 jaar. Voor ernstige gebreken aan de fundering, de hoofddraagconstructie en het casco, waardoor de bewoonbaarheid in het geding komt geldt een garantietermijn van 10 jaar (Burgerlijk Wetboek). Binnenkomende klachten bij de opdrachtgever behoren in principe eerst te worden beoordeeld. Is de klacht ontstaan door onoordeelkundig gebruik, dan kan de aannemer hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.
23. Procedure niet verkochte woningen
Wanneer een woning niet is verkocht als er gaat worden opgeleverd, dan moeten daarover tijdig bepaalde afspraken worden gemaakt. Afbouwen van de woning met standaardtegels, sanitair en keuken of worden deze onderdelen weggelaten en de installaties afgedopt op de standaardplaats vanuit de wand of vloer. Ook de standaardkeuzemogelijkheden moeten worden besproken, zoals wel of geen plinten, behang enz. (overleg retourprijzen). Ook moet een afweging worden gemaakt of de CV-ketel wel of niet wordt aangebracht en in bedrijf wordt gesteld. Wel monteren is wenselijk in herfst- of winterperiode anders zal de staat van de woning snel achteruitgaan door aanwezig bouwvocht en lagere temperaturen. Indien wordt besloten om de CV-ketel te monteren, zullen ook de energiemeters moeten worden aangevraagd op naam van de opdrachtgever. Tevens afspraken maken hoe warm de woning wordt gestookt als deze leeg staat en of er tijdelijke beveiliging wordt aangebracht in de woning. Af en toe inspecteren van de woning zolang de opzichter nog op de bouw aanwezig is en weghalen van de reclamefolders of legen postbus, anders kan dit aanzienlijk oplopen en zal de woning er ook verlaten uitzien. Tevens dient de opdrachtgever een opstalverzekering af te sluiten en afspraken te maken over de sleutelverdeling en beheer van de woning. Wanneer de woning later wordt verkocht, zal de opdrachtgever opnieuw prijsafspraken kunnen maken met de aannemer over mogelijke afbouw. De oplevering tussen aannemer en opdrachtgever heeft dan inmiddels plaatsgevonden, want bij gereedmelding door de aannemer is de opdrachtgever verplicht om de woning af te nemen. De punten op de opleveringslijst dienen conform afspraak te worden afgehandeld. Indien de opdrachtgever bij de sleuteloverdracht dan nog opmerkingen heeft, moet blijken of het hier om onderhoudspunten of garanties gaat.