1. Technisch ontwerp
Los van het esthetische ontwerp kan de (project)architect een tekening opzetten voor de technische invulling van de balie. De tekening, met eigenlijk alleen maar een rechthoek erop getekend, dient een ronde te maken langs alle installateurs en langs de bouwkundige aannemer. Alle partijen geven hierop aan welke gebouwgebonden functies een plek dienen te krijgen in de uiteindelijke balie, inclusief de afmetingen van alle in te bouwen componenten. De architect maakt vervolgens van deze tekening een eenheid. Hij kan een standaard knoppentableau ontwerpen en alle functies een logische plaats geven. Bovendien houdt hij rekening met genoeg reservecapaciteit voor de toekomstige gebruiker. Een aantal functies, bijvoorbeeld een inbraakdetectie,
zullen niet binnen de hoofdopdracht vallen maar soms separaat worden opgedragen door de gebruiker. Er worden bijna geen separate inbouwpaneeltjes toegepast. De opdrachtgever stuurt partijen de tekening alsnog ter controle toe. Nadat de opmerkingen verwerkt zijn, kan de tekening definitief worden gemaakt.
2. Situatie in het werk
De volgende stap die partijen moeten doen is de plaats bepalen waar de balie komt te staan. Is de plaats bepaald, dan kan vervolgens een sparing worden vastgesteld waar alle kabels en leidingen uit de vloer moeten komen. Hiermee is al een belangrijke mijlpaal bereikt.
3. Esthetisch ontwerp
Nu de positie van de doorvoer voor kabels en leidingen duidelijk is kan er worden gestart met het esthetisch ontwerp. De ontwerper van de balie krijgt in ieder geval de te verwerken functies mee zoals een tableau om diverse installaties te bedienen en de locatie van de doorvoer van kabels en leidingen. Als opdrachtgever is het verstandig om meer uitgangspunten mee te geven in een beknopt programma van eisen. Denk bijvoorbeeld aan materiaalgebruik, afmetingen en overige wensen.
4. De installatie-opzet
Het is aan te raden om de technische hoofdcomponenten niet in de balie zelf op te nemen, maar in een nevenruimte in de directe omgeving van de balie. De balie gaat dan als een nevenpaneel alle functies bedienen. Het voordeel is dat het installeren van alle leidingen en kabels, alsmede alle bedieningscomponenten, in de nevenruimte kunnen worden aangebracht en afgemonteerd. De installateurs zijn niet meer afhankelijk van de fysieke aanwezigheid van de balie.
5. Omgeving
De architect moet, samen met de adviseur van de installaties, aandacht besteden aan het vermijden van tochtverschijnselen tijdens het gebruik van buitendeuren. Bij veelvuldig gebruik van deze deuren kunnen ook problemen ontstaan met de temperatuur en ventilatie. Extra verwarming ter plaatse van de balie moet al tijdens het ontwerp worden overwogen. Indien een balie op een stenen vloer komt te staan, dan moet al worden gedacht aan vloerverwarming of de zitplaats op een ‘plateau’ situeren.. De veiligheid van de baliemedewerkers kan een aandachtspunt zijn, net zoals een goede werkverlichting. Tenslotte moet worden gelet op de mogelijkheid van zoninstraling.